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Gestion électronique de documents avec workflow intégré
La force d’un logiciel de GEIDE est de reunir l’ensemble des documents dans un format electronique, consultable en reseau, tout en facilitant le classement (indexation), la recherche et le suivi des taches a accomplir (workflow). FORMVISUALL ameliore l’organisation et la rend plus rapide et plus efficace par un meilleur partage de l’information.
Avec, a la cle, la maitrise de tout le flux d’information lie a la relation clients, a la relation fournisseurs et a la DRH.
Les automates d’archivage de la suite FORMULARY apportent une reponse adaptee aux besoins les plus frequents et aussi les plus divers concernant la dematerialisation, l’indexation et la mutualisation des documents d’entreprise.
Avec FORMVISUALL-FOR-WEB, la consultation des documents est accessible en client leger (avec un navigateur web).
Principales caractéristiques de FORMVISUALL
 Archivage électronique au format PDF et classement fiabilisé.
Partage en réseau avec accès sécurisé aux documents.
Classement multicritère paramétrable selon les méthodes de travail.
Recherches rapides et simples.
Interface de recherche simple, complète et très ergonomique.
Toutes possibilités de recherches croisées sur une seule interface (recherches multicritères).
Mémorisation des requêtes de recherche courantes.
Sélections intermédiaires dans listes de collecte interactives.
Regroupement des documents sous la forme d'un dossier PDF.
Gestion d'envoi par e-mail des documents collectés.
Gravure des documents sur des CD ou des DVD autonomes.
Navigation ergonomique dans les documents collectés avec visualisation simultanée.
Respect de la confidentialité par la gestion des profils de consultation.
Workflow intégré et paramétrable en fonction des schémas organisationnels de chaque service de l’entreprise.
Une gestion de tous les types de documents et flux numériques qui véhiculent l'information.
Numerisation (scan) et indexation assistees.
Le numerisation est bien encadree pour eviter les erreurs (mauvais enregistrement ou confusion de fichier) et permettre de reprendre un travail interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en prealable a leur indexation, a lieu dans un repertoire propre a l’utilisateur. Les documents sont nommes et stockes automatiquement au bon endroit. Les documents memorises de la sorte peuvent etre regroupes dans un seul fichier PDF de plusieurs pages (les pages de ce PDF demeurent indexables individuellement si necessaire). L’ergonomique du logiciel facilite le travail de classement : preselections des index deja saisis, affichage du document durant l'indexation. Les documents scannes peuvent etre visualises a chaque etape. Apres validation de l'utilisateur, les documents sont automatiquement convertis au format PDF et enregistres au bon endroit sur le serveur ou sur le reseau de l'entreprise. Avec certains modules complementaires, il est possible d'automatiser la reconnaissance,
l'archivage et l'indexation des fax, des e-mails et des documents imprimes recus.
Archivage des travaux bureautiques, des e-mails et des telecopies.
Vous pouvez archiver manuellement tous les documents courants : travaux bureautiques, e-mails ou telecopies. Avec certains modules complementaires, il est possible d'automatiser l'indexation de ces documents.
Classement multicritere
Dans le parametrage d’un type de document, vous determinez des criteres de classement qui se materialiseront sous la forme de nouveaux champs de saisie sur l’interface d’indexation et de nouveaux onglets sur le moteur de recherche. Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie qui correspondent aux criteres de classement avec les index (mots cles, dates ou valeurs). Ces champs s’ouvrent a la facon d’un menu deroulant en offrant la possibilite d’acceder directement a un index de classement deja saisi auparavant. FORMVISUALL est parametrable en fonction de plusieurs methodes d’indexation differentes.
Droits de consultation parametrables (confidentialite).
Un systeme d’accreditations gere precisement les droits d’acces de chacun de vos collaborateurs. Basee sur les criteres d’indexation ou le dossier d’appartenance (code archives), cette securisation garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialite. FORMVISUALL permet egalement de creer des clauses SQL pour interdire l’acces d’un utilisateur a des documents precis. Ces clauses peuvent etre etablies en fonction des tous les criteres d’indexation croises (y compris les intervalles de dates). Avec FORMVISUALL l’information circule bien car tous les collaborateurs ont acces aux documents qui les concernent.
Simplicite et visibilite dans la recherche de documents.
Le moteur de recherche est avant tout une interface simple pour interroger des bases documentaires de facon visuelle (sans connaissance technique particuliere). Les recherches peuvent etre elaborees (croisement de criteres, recherches ou exclusions par mots, valeurs ou intervalles de dates). Mais l'utilisateur ne s'en apercoit pas tant l'ergonomie a ete reflechie : les selections et exclusions de mots cles, de valeurs ou d'intervalles de dates sont composees sur un seul ecran grace a un ingenieux systeme d'onglets qui offre un acces direct a chaque critere de classement. En complement, un panier de selection est disponible pour selectionner les index de classement a la volee. En arriere plan des requetes SQL sont produites en fonction des actions de l'utilisateur. Tous les cas de recherche sont permis au travers de cette interface concue pour etre accessible a tout public. A chaque recherche, une liste interactive presente l'ensemble des documents trouves pour permettre de visualiser et d'affiner la selection si necessaire.
Copie des archives et des index sur CD/DVD nomades.
Les CD et DVD graves avec FORMVISUALL embarquent les archives PDF avec les index de classement, les droits d'acces et le ≪reader≫ PDF. La recherche et la consultation sur les CD et DVD est possible sur n'importe quel portable ou PC.
Envoi des documents par e-mail.
La copie PDF des documents collectes dans une recherche peut etre envoyee par e-mail directement depuis l’interface de FORMVISUALL.
Annotation des documents type ≪ post-it ≫
Une annotation comparable a un post-it permet de passer des messages au moment ou les documents sont visualises dans FORMVISUALL.
Workflow de validation (suivi du traitement d'un document)
Un systeme de semaphores (rouge ou vert) permet de connaitre instantanement les actions, les decisions et les evenements intervenus ou en attente concernant un document (en fonction des schemas d'organisation mis en place). Le passage du rouge au vert necessite la validation du responsable ou du groupe de responsables concerne (securise avec identifiant et mot de passe). Plusieurs demandes de validation peuvent etre parametrees pour un meme type de document. Ce workflow de validation apporte une responsabilisation de la personne ou du groupe concerne par les decisions a prendre : en fonction des procedures determinees pour un type de document, les responsables pourront donner un feu vert visible par leurs collegues. A chaque etape de decision, les feux verts pourront etre declenches par un utilisateur ou par un groupe d’utilisateurs.
Notifications par e-mail
Les responsables sont avertis de la presence d'un document qui les concerne et necessite leur approbation dans le workflow (action a realiser ou decision a prendre a une etape donnee du schema d'organisation).
Signature electronique
Permet au lecteur d'identifier la personne qui a appose sa signature et garantit que le document n'a pas ete altere.
Numerisation assistee et regroupement de documents
L’interface gere toutes les etapes de la numerisation avec nommage et stockage automatiques pour eviter les erreurs et permettre de reprendre un travail interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en prealable a leur indexation, a lieu dans un repertoire propre a l’utilisateur. Les documents memorises de la sorte pourront tres bien etre regroupes dans un fichier PDF de plusieurs pages. Sachant que ce document pourra ensuite etre indexe page par page.
Les documents scannes qui n’ont pas encore ete indexes sont conserves en attente.
Visualisation et corrections avant indexation
Les documents scannes peuvent etre visualises (zoom possible) pour verifier que le passage au scanner s'est bien deroule. Si le document a ete scanne dans le mauvais sens, des boutons permettent de le pivoter avant de l'enregistrer.
 
Vous ne démarrez qu’un seul logiciel sur votre machine. Si vous êtes
interrompu dans votre travail, vous ne faîtes pas d'erreur : vos fichiers sont
nommés et stockés automatiquement dans un répertoire utilisateur. Vous
pouvez visualiser vos scans avant de les regrouper dans des documents PDF.
Recherches multicriteres intuitives et ergonomiques
La recherche est facilitee par un systeme d'onglets qui amenage l'espace pour une composition visuelle, progressive et intuitive des requetes de recherches multicriteres.
Les selections et exclusions de mots cles, de valeur ou d'intervalles de dates sont composees sur un seul ecran grace a un ingenieux systeme d'onglets qui offre un acces direct a chaque critere de classement. Cette interface est concue pour etre accessible a tout public sans limiter la richesse fonctionnelle.
Une requete multicritere se scenarise onglet par onglet.
Chaque onglet correspond a un critere et ouvre une interface conçue pour :
- naviguer dans la liste des index du critere et mettre les selections dans un panier ;
- creer des conditions sur ce critere (egal a, contenant, different de, inferieur a, superieur a, entre x et y).
Visibilite grace aux listes de collecte interactives
FORMVISUALL apporte une bonne visibilite sur l'ensemble des documents trouves en affichant une liste de collecte pour chaque recherche. Cette liste offre la possibilite d'affiner la recherche en selectionnant des lignes de resultats a la souris. Les principales colonnes de cette liste correspondent aux criteres de classement et contiennent les index. Cette liste peut etre ordonnee par colonne ce qui permet de regrouper les lignes en fonction d’un index pour une meilleure lisibilite.
Chaque ligne correspond a un document et il est possible de faire une selection ligne par ligne (touche Ctrl + clic) et sur des ensembles de lignes (touche Shift + clic). Les selections apparaissent en bleu fonce.
Menu de navigation et visualisation
Au moment de visualiser les documents, un menu de navigation est present en partie haute pour passer d'un document a l'autre. L'ordre des documents collectes peut etre reorganise en fonction d'un critere de classement.
L'ensemble des documents selectionnes et ordonnes constitue le dossier PDF que l'on pourra envoyer par e-mail ou graver sur un CD/DVD-ROM nomade directement depuis l'interface de FORMVISUALL (CD/DVD-ROM integrant les index et le moteur de recherche).
Workflow
Un systeme de semaphores (rouge ou vert) permet de connaitre instantanement les actions, les decisions et les evenements intervenus ou en attente concernant un document (en fonction des schemas d'organisation mis
en place). Le passage du rouge au vert necessite la validation du responsable ou du groupe de responsables
concerne (securise avec identifiant et mot de passe).
Plusieurs semaphores peuvent etre parametres pour un meme type de document quand plusieurs actions en
chaine ou en parallele sont necessaires pour un type de document.
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